Zet in op circulaire meubels met een raamovereenkomst

Hoe kun je een raamovereenkomst toepassen?

Overheden kunnen een raamovereenkomst opnemen in de aanbestedingsprocedure voor de inkoop en het onderhoud van kantoormeubilair. Aan de hand van circulaire inkoopcriteria kunnen overheden de partij kiezen met wie zij de raamovereenkomst gaan sluiten.

De Rijksoverheid heeft een overzicht gemaakt van voorbeelden van gunnings- en selectiecriteria waarmee je circulair (refurbished) meubels kunt inkopen. Deze voorbeelden staan in de tool die de overheid heeft ontwikkeld voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).

Nadat de (de)centrale overheid een raamovereenkomst heeft gesloten met de geselecteerde partij of partijen, kunnen zij voor de duur van een aantal jaar samen ambities op het gebied van circulaire meubels waarmaken.

Dit is dus een meerjarige samenwerking en dat heeft veel voordelen, zoals:

Uit de praktijk

De Belastingdienst heeft door middel van een raamovereenkomst het onderhoud en de levering van kantoormeubilair (van 40.000 werkplekken) circulair en sociaal ingekocht.

Op basis van deze raamovereenkomst wordt het versleten kantoormeubilair van de Belastingdienst zoveel mogelijk onderhouden en gerepareerd (met inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) in plaats van weggegooid en vervangen.

Als de kantoormeubels niet meer gerepareerd kunnen worden, worden ze vervangen door circulaire (demontabele en herbruikbare) meubels. Zie voor meer informatie de website van Pianoo.

Juridische toelichting

Welke procedure gevolgd moet worden bij het aanbesteden van de raamovereenkomst, hangt af van de totale geraamde waarde van alle voorgenomen opdrachten of projecten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst. Als die waarde boven het Europees drempelbedrag ligt, moet de raamovereenkomst volgens de Europese procedure aanbesteed worden. Als het geraamde bedrag onder de drempels uitkomt, dan mag de nationale procedure gevolgd worden. Het is ook mogelijk om te kiezen voor de nationale procedure door in de raamovereenkomst op te nemen dat die automatisch eindigt als het Europees drempelbedrag bijna wordt overschreden. Op die manier kun je garanderen dat de geraamde waarde van de raamovereenkomst de drempelbedragen niet overschrijdt.

Een raamovereenkomst mag in principe voor een maximale periode van 4 jaar worden aangegaan. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om een raamovereenkomst met een langere looptijd te sluiten als deze keuze goed wordt gemotiveerd. Tijdens deze looptijd mag de aanbestedende dienst onbeperkt opdrachten verstrekken aan de contractpartij(en) zonder opnieuw een aanbestedingsprocedure te volgen.