Met een aanbesteding op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling kan de overheid met verschillende marktpartijen oplossingen verkennen en uitwerken rond het verlagen van de MKI-waarde van een project of materiaal.
Hoe kun je de mededingingsprocedure toepassen?
Als overheidsdienst kun je bij een aanbesteding een eerste inschrijving vragen van geselecteerde partijen. Vervolgens kun je in onderhandeling gaan met marktpartijen om de inschrijvingen en oplossingsrichtingen te bespreken en door marktpartijen verder te laten uitwerken. Partijen kunnen dan (soms meerdere keren) een nieuwe inschrijving indienen. Na de laatste inschrijvingsronde wordt de winnaar gekozen.
De mededingingsprocedure met onderhandeling kan worden gebruikt om de MKI-waarde van bepaalde producten te verlagen. Decentrale overheden gebruiken bijvoorbeeld veel klinkers in GWW-projecten (grond-, weg- en waterbouw). De overheid kan dan met marktpartijen in gesprek gaan om voorgestelde oplossingen verder uit te werken en te onderhandelen over het verbeteren van de inschrijving. Inschrijvers kunnen de inschrijvingen nog aanpassen en daarmee ook de MKI-waarde voor klinkers verlagen.
Daarnaast dragen onderhandelingen bij aan het opzetten van, werken met, leren van en het doorontwikkelen van MKI tussen overheden en marktpartijen.
Uit de praktijk
De gemeente Amsterdam heeft gebruikgemaakt van de mededingingsprocedure met onderhandeling voor de afbouw van Rokin garage auto & fiets. In de aanbestedingsdocumenten heeft de gemeente aangegeven welke onderwerpen wel en niet tijdens de onderhandeling besproken konden worden. Voorbeelden van onderwerpen waar de inschrijvende partijen over konden praten tijdens de onderhandeling zijn: de vraagspecificaties en de samenhang van kwaliteitsonderdelen van het EMVI-criterium. Daarnaast konden de partijen concrete voorstellen aan de gemeente doen rond het wijzigen van het contractdossier. Vervolgens kregen de marktpartijen de kans om hun inschrijving op het gebied van prijs, kwaliteit en bijzondere voorwaarden aan te passen naar aanleiding van de uitkomsten van de onderhandeling.
Voorwaarden
Bij een nationale procedure kan je een mededingingsprocedure toepassen, op voorwaarde dat voldaan is aan het vereiste van proportionaliteit ([verwijzing naar Gids Proportionaliteit]). In geval van een Europese procedures kan je een mededingingsprocedure toepassen als aan één van de volgende criteria wordt voldaan:
- Gemakkelijk beschikbare oplossingen zijn niet toereikend en hebben een aanzienlijke aanpassing nodig;
- Het betreft ontwerp- of innovatieve oplossingen
- Er kan alleen na voorafgaande onderhandelingen worden gegund, door de aard, complexiteit of juridische en financiële voorwaarden
- De technische specificaties kunnen door de aanbestedende dienst niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld
Verder moet een aanbestedingsprocedure altijd in verhouding staan tot de opdracht. Deze procedure vergt in vergelijking met de openbare of niet-openbare procedure meer inspanning van zowel de aanbestedende dienst als de marktpartijen.
De doorlooptijd van de procedure is langer, er moet meer overleg plaatsvinden en er moet uitgebreid en gedegen verslag worden gedaan. En er kunnen hogere transactiekosten uit voortvloeien. Die extra inspanningen en kosten mogen niet disproportioneel zijn (Zie: Gids Proportionaliteit 2022, p. 33). Want in dat geval mag je deze procedure niet inzetten.
Raadpleeg een gespecialiseerde inkoopspecialist om zeker te weten of deze procedure voor jou een mogelijkheid is. Inkoopspecialisten kunnen inschatten wat er beschikbaar is op de markt en of de procedure proportioneel is.
Let op: het is mogelijk deze procedure als een ‘light-versie’ in te richten, waardoor deze minder tijd en inspanning vraagt. De manier waarop dit kan, is uitgewerkt in het instrument ‘Aanbesteden onder de Europese Drempel’. Onder de Europese drempel is er namelijk meer vrijheid om deze aanbestedingsprocedure laagdrempelig of eenvoudiger in te richten, maar een light versie kan ook bij Europese aanbestedingen worden toegepast.
| Rechtsgebied | Privaatrecht > Aanbesteding |
| Citeertitel | Aanbestedingswet 2012 (Aw) |
| Artikel | nvt |
| Geldig vanaf | Invalid Date |